FAQ
Domande frequenti sull’organizzazione di eventi aziendali
Tutto quello che devi sapere prima di affidare a M.E.MO Eventi la tua convention, cena di gala, team building, viaggio incentive, anniversario o festa aziendale.
Organizzazione eventi aziendali
Cosa fa un’agenzia di organizzazione eventi aziendali?
Un’agenzia di eventi aziendali progetta, coordina e realizza eventi corporate dalla A alla Z: definizione del concept creativo, ricerca della location, gestione di catering, allestimenti, audio/video, intrattenimento, logistica, inviti, comunicazione e regia il giorno dell’evento. M.E.MO Eventi opera dal 2018 come partner unico per convention, cene di gala, team building, viaggi incentive, anniversari aziendali, open day, fiere e feste di Natale.
Quanto costa organizzare un evento aziendale?
Il costo di un evento aziendale varia da circa 3.000 € per un team building di mezza giornata a oltre 100.000 € per una convention internazionale di più giorni. Le variabili principali sono: numero di partecipanti, location, catering, durata, allestimenti tecnici, intrattenimento e trasferte. M.E.MO Eventi costruisce un preventivo personalizzato dopo un brief gratuito, ottimizzando il budget in base agli obiettivi di comunicazione del cliente.
Quali sono le fasi per organizzare un evento aziendale?
Le fasi fondamentali sono sette:
- Definizione degli obiettivi e del target.
- Budget e timeline.
- Scelta della location.
- Progettazione del concept creativo e format.
- Selezione dei fornitori (catering, audio/video, intrattenimento).
- Gestione inviti e comunicazione.
- Regia operativa il giorno dell’evento e reportistica finale.
M.E.MO Eventi segue tutte le fasi internamente con un project manager dedicato.
Con quanto anticipo va organizzato un evento aziendale?
Per un evento di medie dimensioni (50-200 persone) servono almeno 3-4 mesi di preavviso. Per convention, viaggi incentive e cene di gala con oltre 200 partecipanti consigliamo 6-9 mesi, soprattutto per location prestigiose. Per eventi sotto le 50 persone è possibile lavorare anche su tempistiche più brevi (4-6 settimane).
Dove ha sede M.E.MO Eventi e in quali aree opera?
M.E.MO Eventi ha sede a Brescia e opera in tutta Italia, con focus operativo sul Nord (Lombardia, Veneto, Piemonte, Emilia-Romagna). Organizza viaggi incentive e convention anche all’estero, in particolare in Europa, Mediterraneo e destinazioni MICE come Spagna, Francia, Grecia, Turchia e Marocco.
Convention & Meeting
Cos’è una convention aziendale e come si organizza?
Una convention aziendale è un incontro strategico per condividere risultati, lanciare prodotti o allineare la strategia. L’organizzazione richiede obiettivi chiari, una scaletta con relatori, supporto audio/video professionale e momenti di networking. M.E.MO progetta convention da 50 a oltre 1.000 partecipanti.
Qual è la differenza tra convention, meeting e congresso?
- Meeting: incontro operativo di breve durata, solitamente interno.
- Convention: evento di ampio respiro per dipendenti e rete vendita per condividere la visione aziendale.
- Congresso: carattere scientifico o associativo con relatori esterni e sessioni parallele.
Team Building
Cos’è il team building aziendale e a cosa serve?
È un insieme di attività esperienziali per migliorare comunicazione, collaborazione e spirito di squadra. Serve a rafforzare le relazioni e aumentare la motivazione. M.E.MO Eventi propone format outdoor, adrenalinici, sportivi, creativi e digitali.
Quali attività di team building proponete?
Tra le più richieste: cooking class, regate veliche ed esperienze in quad, degustazioni e wine blind tasting, attività creative e di attivazione mentale, ed esperienze con finalità sociali e solidali.
Viaggi Incentive
Cosa sono i viaggi incentive aziendali?
Sono viaggi premio per dipendenti o partner come riconoscimento per il raggiungimento di obiettivi. Si distinguono dal turismo tradizionale per l’esclusività delle esperienze e il rafforzamento del brand aziendale.
Quanto dura un viaggio incentive e quali sono le destinazioni?
Dura mediamente da 3 a 5 giorni. Destinazioni top in Italia: Costiera Amalfitana, Toscana, Sicilia. All’estero: Marrakech, Lisbona, Dubai e crociere nel Mediterraneo.
Qual è il trattamento fiscale dei viaggi incentive?
Per il dipendente è considerato fringe benefit. Per l’azienda, le spese sono generalmente deducibili come costi di pubblicità o rappresentanza. Si consiglia sempre il confronto con un consulente fiscale.
Cene di Gala & Anniversari
Come si organizza una cena di gala aziendale?
Si basa su sei pilastri: location prestigiosa, mise en place curata, menu d’autore, intrattenimento di livello, regia dei discorsi e gestione del placement.
Qual è il dress code consigliato?
Le formule comuni sono Black Tie (formale), Cocktail / Formal o Business Elegant. È fondamentale comunicarlo in anticipo nell’invito.
Come si festeggia un anniversario aziendale?
Attraverso eventi che raccontano la storia dell’impresa: cene di gala con retrospettiva, premiazioni dei dipendenti, video storytelling o open day. È un momento strategico per il marketing e le PR.
Operativo e permessi
Come si richiede un preventivo?
- Compila il form su memoeventi.it.
- Entro 48 ore riceverai la chiamata di un nostro project manager.
- Entro 5-7 giorni riceverai la proposta creativa e il preventivo dettagliato.
Quali permessi servono?
Dipende dal luogo e dal tipo di evento. Possono servire: permessi di accesso per utilizzo temporaneo di suolo pubblico o di carico scarico, autorizzazione SIAE per la musica e licenze di pubblico spettacolo. M.E.MO Eventi gestisce internamente tutto l’iter autorizzativo.
Gestite eventi ibridi o in streaming?
Sì. Utilizziamo piattaforme professionali, regia multicamera e strumenti di interattività per collegare pubblici geograficamente distanti.