Durante la fase organizzativa di un evento risulta fondamentale definire una social media strategy volta a promuovere l’evento stesso e, di conseguenza, aumentare il numero di partecipanti. È necessario che gli utenti trovino nella presenza online e nelle piattaforme social uno strumento per ottenere informazioni, creare relazioni e condividere emozioni.
Di seguito una mini guida all’uso dei social media, redatta per te da M.E.MO Eventi:
- Prima dell’evento: scelta del social media da utilizzare
Prima dell’evento è necessario elaborare un piano social, ossia avere una strategia di lavoro, definendo quali piattaforme social utilizzare, così da costruire una comunicazione mirata realmente interessante per il pubblico di destinazione. Facebook per eventi aperti al pubblico, LinkedIn per eventi puramente aziendali, Instagram per avere un canale più “visivo” e creare interazione con blogger ed influencer, infine Twitter, da utilizzare soprattutto durante l’evento per veicolare contenuti e creare engagement. Un piano di social media marketing a tutto tondo prevedrà sicuramente l’uso di tutte e quattro le piattaforme sopracitate. La promozione dell’evento deve inoltre puntare sui dettagli, tra cui la grafica utilizzata, che deve essere il più coordinata possibile in ogni mezzo di comunicazione.
Una volta stabilita la strategia ed individuati i messaggi da veicolare, importantissima, oltre alla veste grafica dei post è la definizione dell’hashtag ufficiale dell’evento, che sia breve, unico e di facile comprensione, da utilizzare e condividere in ogni materiale di comunicazione, sia social che cartaceo.
Infine essenziale è definire e comunicare il programma: è fondamentale far conoscere in anticipo i relatori o gli eventuali artisti invitati, condividendo i loro account e le loro pubblicazioni, così da solleticare la curiosità del pubblico.
- Durante l’evento: coinvolgimento degli ospiti
Per prima cosa è indispensabile inviare un promemoria agli utenti, che includa tutte le informazioni utili per la partecipazione all’evento, come orario, luogo, contatti.
La tua più grande risorsa sono gli ospiti del tuo evento. Questi ultimi hanno il potere di amplificare la risonanza dell’evento stesso. Proprio per questo è necessario abbiano ben chiaro l’hashtag ufficiale, così da incoraggiarli a postare cosa sta accadendo e di conseguenza raccogliere materiale fotografico e contenuti video.
Per rendere efficace la social media strategy e comunicare i corretti messaggi marketing è necessario mantenere elevato il livello di engagement per tutta la durata dell’evento: condividi il materiale pubblicato più interessante, rispondi a tutte le domande poste, ringrazia per ogni suggerimento ricevuto.
- Post evento: raccolta dei feedback
Nei giorni successivi all’evento, metti in evidenza i momenti più salienti dell’evento: utilizza parole, immagini e video da te prodotti, così come di chi ha partecipato. Per capire quanto è stato efficace il lavoro fatto, è inoltre utile ringraziare i partecipanti e chiedere loro un feedback, così da pianificare eventi futuri sempre più migliorativi.
Infine è necessario verificare l’efficacia dei social media, dato che hanno assunto un ruolo importante nella strategia di marketing pianificata. Revisiona il piano stabilito per la promozione dell’evento sui vari social network e verifica se è stato raggiunto l’obiettivo prefissato. Ogni social network ha uno specifico strumento analitico che consente di ricavare i dati necessari per verificare il contributo dato alla promozione dell’evento.
In conclusione, il social media marketing si è dimostrato essere alla base del successo del tuo evento. L’elaborazione di una strategia, lo sviluppo del piano stabilito, la costanza e la professionalità nella pubblicazione online daranno un valore aggiunto all’evento stesso ed agli eventi in avvenire.
