Il post evento è una fase fondamentale nell’ambito degli eventi corporate, durante la quale è necessario l’invio del sondaggio di valutazione, un test che permette di quantificare il livello di gradimento generale dell’evento. È il mezzo più efficace ed allo stesso tempo semplice per raccogliere informazioni su come è stato giudicato l’evento da chi vi ha partecipato e come sono state soddisfatte le aspettative. Con esso è possibile avere un feedback preciso su logistica, food & beverage, accomodation e servizi vari, verificare il raggiungimento di obiettivi e le attese rispetto ad un’eventuale edizione successiva.
Consigliabile è stilare il sondaggio prima dell’evento, in quanto potrebbe essere utile per ordinare le idee su quali aspetti voler puntare maggiormente, quali ci si aspetta colpiscano di più i partecipanti e quali meno. L’invio agli ospiti deve essere immediatamente al termine dell’evento, in quanto la valutazione sarà a caldo e la memoria ancora fresca.
I partecipanti non sono obbligati a compilare il sondaggio, anche se in forma anonima, per cui è necessario confezionare un questionario che invogli il partecipante a proseguire nella compilazione. Si suggerisce un numero di domande accettabile, che non trascuri gli aspetti da sondare, ma che non scoraggi chi sta donando del tempo alla compilazione. Anche il design del questionario potrebbe giocare un ruolo importante nel far decidere ad un partecipante di compilarlo, quindi si consiglia una presentazione d’impatto e riconoscibile, magari con colori diversi, spazio tra una domanda e l’altra e l’inserzione di immagini. Si suggerisce l’utilizzo di risposte multiple, il che significa prevedere alcune risposte possibili, tra le quali il partecipante può scegliere (di solito dalle 3 alle 5). Inoltre alcune domande possono chiedere ai partecipanti di dare un punteggio a numeri, da 1 a 5, ad un aspetto dell’evento. Si possono infine inserire alcune domande aperte, che di solito possono essere messe a chiusura del questionario, dove si richiede al partecipante di esprimere una sua opinione.
Il sondaggio serve anche per capire se nella fase di promozione si è fatto un buon lavoro. Potrebbe quindi essere interessante chiedere come si è saputo dell’evento, soprattutto se l’investimento per la promozione, ad esempio social, è stato ingente. Un’altra domanda utile è quella che sonda il perché un partecipante ha deciso di prendere parte all’evento. Sondare le premesse che hanno spinto i partecipanti verso l’evento è fondamentale, ma anche capire se le loro aspettative sono state soddisfatte. Naturalmente il questionario di valutazione dovrà anche servire a capire cosa non ha funzionato per poterlo migliorare.
Il sondaggio post evento è quindi un importante mezzo di comunicazione, che svolge un ruolo fondamentale per il miglioramento degli eventi e dello sviluppo professionale dell’event planner. E’ inoltre un modo per rimanere in contatto con i partecipanti e per allargare il proprio database.
